Bureaucratie
in de advocatuur?
|
| ||
|
|
Bureaucratie
in de advocatuur? |
|
| |
|
|
Transparant?De Orde van advocaten en de Raad voor Rechtsbijstand hebben als het om het auditgebeuren gaat de mond vol van het woord "transparant". Zo is ons voorgehouden dat de toevoegingsaudit tot doel heeft kwaliteit transparant te maken. Aan het feit dat een advocaat gefinancierde rechtsbijstand verleent zou het publiek kunnen afleiden dat een advocaat een auditverklaring heeft en daaruit zou het publiek dan weer kunnen afleiden dat de advocaat aan de kwaliteitsstandaard voldoet en dus van goede kwaliteit is. Zou zou "kwaliteit transparant" gemaakt worden, zo is de logica. Intussen zijn de Orde van advocaten en de Raad voor Rechtsbijstand totaal niet transparant. Buiten de kring van de beroepshalve betrokkenen begrijpt niemand iets van het gebeuren rond de toevoegingsaudit en van voorlichting aan het publiek hierover is, ondanks het veelvuldig gebruik van het woord "transparant" al helemaal geen sprake. Daarom hieronder wat informatie aan de hand van enkele vragen en antwoorden.
Wat is een audit?
Wat is een audit?Een audit is een gebeuren waarbij een auditor een advocatenkantoor bezoekt om te controleren of de daar werkzame advocaat of advocaten aan bepaalde eisen en verplichtingen voldoen. Daarbij kan de auditor dossiers van cliënten inzien en dus ook kennis nemen van zaken die onder de geheimhoudingsplicht van de advocaat vallen.
Wat is een auditor?Een auditor is een speciaal door de Orde van advocaten aangewezen advocaat die een advocatenkantoren bezoekt om te controleren of de aldaar werkzame advocaat of advocaten aan bepaalde regels voldoen.
Welks soorten audits kent de Orde van advocaten?De Orde van advocaten kent twee soorten audits: de toevoegingsaudit en de financiële audit. Daarnaast is er ook nog een soort audit of iets wat daarmee te vergelijken is, wat bestemd is voor personen en instellingen die cursussen geven. Iedere advocaat is verplicht door het volgen van cursussen per jaar minimaal 16 cursuspunten te halen. Die cursussen moeten worden gevolgd bij instellingen die door de Orde van advocaten erkend zijn. Aan het eind van een dergelijke cursus moeten de advocaten die de cursus hebben gevolgd altijd een soort klantentevredenheidsformulier invullen. Die klantentevredenheidsformulieren worden ¨evaluatieformulieren¨ genoemd. Als een cursusverlenende instelling niet voldoende klantentevredenheidsformulieren inlevert, kan het gevolg zijn dat de instelling geen cursussen meer mag geven. In verband hiermee is er een soort audit voor cursusverlenende instellingen. In het kader van de toevoegingsaudit moet namelijk ook een klantentevredenheidsonderzoek plaatsvinden. Zie voor de audit voor cursusverlenende instellingen hier en hier. Er zijn dus twee soorten audits voor advocaten: de toevoegingsaudit en de financiële audit. De financiële audit is een soort controle op naleving door advocaten van de Wet Identificatie bij dienstverlening en de Wet Melding Ongebruikelijke Transacties. De Orde van advocaten fungeert hierbij als een soort verlengstuk van het Bureau Financieel Toezicht. De toevoegingsaudit is een audit die een advocaat moet ondergaan als voorwaarde om gefinancierde rechtsbijstand te mogen verlenen. Voorzover niet anders aangegeven handelt het hiernavolgende uitsluitend over de toevoegingsaudit.
Wat controleert een auditor?Bij de toevoegingsaudit controleert de auditor of de advocaat voldoet aan de kwaliteitsstandaard. Volgens de Orde van advocaten heeft de kwaliteitsstandaard betrekking op de kwaliteit van de werkprocessen op een advocatenkantoor. Het komt er op neer dat de advocaat aan een aantal regels moet voldoen. In belangrijke mate houden deze regels, die overigens niet in een wet zijn vastgelegd, in dat veel, zo niet alles, geregistreerd moet worden. Zo moeten aard en omvang van iedere zaak worden vastgelegd. Uit schriftelijke stukken moet blijken dat de haalbaarheid en de financiële consequentie van een zaak steeds met de cliënt zijn besproken. Van iedere zaak moet aan de cliënt een opdrachtbevestiging worden gezonden. De inhoud van alle gesprekken en telefoongesprekken moet worden vastgelegd. Daarnaast moet de tijdsbesteding in iedere zaak nauwgezet worden bijgehouden. Dit alles moet plaatsvinden op een zodanige wijze dat dit, bij voorkeur op een eenvoudige wijze, door de auditor kan worden vastgesteld. Ook moet aan de cliënt een schriftelijke bevestiging worden gezonden indien een zaak als beëindigd wordt beschouwd, althans er moet een regel zijn dat een cliënt bij afsluiting van een zaak een dergelijk bericht krijgt. In verband met mogelijke belangentegenstellingen moet een register van ex-cliënten worden aangehouden. Niet duidelijk is of ook een register van wederpartijen en ex-wederpartijen worden aangehouden. Dit zou nodig zijn om belangentegenstellingen te voorkomen. Zo lang niet tegen een cliënt of ex-cliënt wordt opgetreden valt echter niet in te zien wat een register van wederpartijen daaraan kan bijdragen. De kwaliteitsstandaard kunt U hier downloaden.
Wie betaalt de auditor?Bij de toevoegingsaudit moet de advocaat die de audit moet ondergaan de auditor betalen.
Hoeveel verdient een auditor?Het bedrag dat de auditor voor een audit rekent bedraagt thans ? 1087,79 exclusief b.t.w. en reiskosten. De reiskosten komen er dus nog bij. Indien de auditor een verklaring met een kortere geldigheidsduur verstrekt heeft en in verband daarmee een nieuwe audit plaatsvindt, wordt dit een heraudit genoemd. De kosten hiervan bedragen thans € 543,90, vermeerderd met btw en reiskosten. De kosten komen voor rekening van de advocaat. De auditor is zelf ook advocaat en de hiervoor bedoelde bedragen kunnen dus worden aangemerkt als een soort bijverdienste, aanvullende inkomsten die boven de inkomsten van de auditor als advocaat komen.
Is een audit er alleen voor een advocaat van onvermogen?Een advocaat die gefinancierde rechtsbijstand verleent wordt soms advocaat van onvermogen genoemd. Sommige mensen denken dat dit een ander soort advocaat is, die misschien voor de overheid werkt o.i.d. Dit is niet juist. Bijna alle advocaten werken voor cliënten die daarvoor betalen. Om gefinancierde rechtsbijstand te verlenen moet een advocaat een audit hebben ondergaan. Hierdoor is er derhalve toch weer een soort onderscheid ontstaan tussen advocaten die een audit hebben ondergaan en gefinancierde rechtsbijstand mogen verlenen en advocaten die dat niet mogen. Als men een advocaat die gefinancierde rechtsbijstand verleent "advocaat van onvermogen" noemt, luidt het antwoord op de vraag dus bevestigend: ja, een audit is er alleen voor een advocaat van onvermogen. Uiteraard geldt dit alleen voor de toevoegingsaudit. De financiële audit is verplicht voor alle advocaten die daarvoor worden geselecteerd.
Wat is het college van auditoren?De Orde van advocaten heeft een afzonderlijke afdeling die gaat over de toevoeingsaudit. De officiele naam hiervan is "auditbureau". Bij het auditbureau moet een advocaat een audit aanvragen, waarna het auditbureau een auditor toewijst. Omdat dit beter klinkt wordt het auditbureau ook wel "college van auditoren" genoemd. Daarnaast is er ook nog een geschillencommissie die soms ook "college van auditoren" wordt genoemd
Wat is een toevoegingsaudit?De term "toevoegingsaudit" wordt gebruikt om de audit die een advocaat moet ondergaan om gefinancierde rechtsbijstand te mogen verlenen te onderscheiden van de financiele audit.
Hoe zit het met de geheimhouding?De auditor moet dossiers inzien. Dit kan een inbreuk op de geheimhouding opleveren. Overigens hebben zowel de tweede handtekeningzetter als de auditor dezelfde geheimhoudingsplicht als de advocaat. Derhalve mag worden aangenomen dat noch het optreden van de auditor noch dat van de tweede handtekeningzetter gevolgen heeft voor de geheimhouding. Een auditor bij een toevoegingsaudit moet alle dossiers kunnen inzien, dus niet alleen die van clienten die van gefinancierde rechtsbijstand gebruik maken, maar van alle clienten. Voor wie groot belang hecht aan de geheimhouding en geen gebruik maakt van gefinancierde rechtsbijstand zou dit een reden kunnen zijn om te kiezen voor een advocaat die geen gefinancierde rechtsbijstand verleent en dus geen audit hoeft te ondergaan. De Orde van Advocaten heeft het woord "transparant" hoog in het vaandel staan en op de website www.alleadvocaten.nl kan men zien welke advocaten voldoen aan het label "Gratis kennismakingsgesprek", "Rechtshulp op Maat" en "Geschillencommissie advocatuur". Hoeveel mensen en zelfs hoeveel mensen weten wat "Rechtshulp op Maat" is, is nog maar de vraag, maar voor dit onderwerp is van groter belang dat men op de website niet kan zien welke advocaten gefinancierde rechtsbijstand verlenen en welke advocaten een audit moeten ondergaan. Waar de strekking van de term "transparant" is dat het publiek zou moeten weten welke advocaat aan de kwaliteitsstandaard voldoet en dus, in de logica van de Orde van advocaten, kwaliteit levert, zou op dit punt wel wat anders verwacht mogen worden. Wie een advocaat zoekt die geen audit hoeft te ondergaan kan daartoe informeren bij de desbetreffende advocatenkantoren, de Orde van Advocaten, De Raad voor Rechtsbijstand en misschien ook bij de BOA. Overigens moeten ook in het kader van de financiële audit de auditoren dossiers inzien. Door te kiezen voor een advocaat die geen gefinancierde rechtsbijstand verleent voorkomt de rechtszoekende dus niet dat in het kader van de financiële audit een auditor dossiers inziet en dus van de "vuile was" van de rechtszoekende kennis neemt.
Is een audit diffamerend en onaangenaam?In een artikel onder de titel "Steekproef" doen Cor de Lange en Ali Öntas verslag van hun ervaring met de financiële audit. "Onaangenaam en diffamerend was het zeker niet", zo concluderen zij. Afgaande op dit artikel moeten wij dus aannemen dat de financiële audit niet diffamerend en onaangenaam is. Hoe zit dat met de toevoegingsaudit? Is de toevoegingsaudit wel onaangenaam en diffamerend? Een toevoegingsaudit kan onaangenaam en diffamerend zijn. Als een auditor verbeterpunten vaststelt zal de advocaat een heraudit moeten aanvragen, wat de auditor geld oplevert. Een auditor kan er dus financieel belang bij hebben spijers op laag water te zoeken. De regelgeving rond het auditgebeuren biedt hiertoe wel mogelijkheden aangezien veel bepalingen voor meerdere uitleg vatbaar zijn. Het uitgangspunt is dat de advocaat zelf moet uitzoeken hoe hij of zij zijn of haar zaakjes inricht en dat de auditor alleen moet beoordelen of dit aan de kwaliteitsstandaard voldoet. In de praktijk kan dit ertoe leiden dat een auditor een eigen uitleg geeft aan die regelgeving. Als de auditor ook bij de heraudit van mening is dat de advocaat niet aan de kwaliteitsstandaard voldoet wordt geen auditverklaring afgegeven, wat betekent dat de advocaat geen gefinancierde rechtsbijstand meer mag verlenen, wat vergaande gevolgen kan hebben. Met name waar de regelgeving vaag is kan een audit derhalve wel degelijk diffamerend en onaangenaam zijn. Een advocaat die een audit moet ondergaan moet eerst een contract ondertekenen waarbij de auditor erg veel rechten en erg weinig plichten, en de advocaat die de audit moet ondergaan erg weinig rechten en erg veel plichten, krijgt. Ook dit kan als onaangenaam en diffamerend worden aangemerkt. Daarnaast krijgt een advocaat die een audit moet ondergaan het stempel "advocaat van onvermogen" opgedrukt. Ook dat kan als onaangenaam en diffamerend worden aangemerkt.
Procedeert de BOA over de audit?De BOA procedeert of procedeerde alleen over de financiële audit, niet over de toevoegingsaudit. Meer hierover kunt U hier vinden.
Is de toevoegingsaudit niet afgeschaft?Formeel is de toevoegingsaudit met ingang van 2010 formeel afgeschaft. Met ingang van 2010 zijn er echter veel nieuwe regels bijgekomen, die voor een deel de plaats van de toevoegingsaudit innemen en gedeeltelijk dezelfde onderwerpen betreffen. Deze worden ook wel "de nieuwe bureaucratie" genoemd. Een deel van deze regels is afkomstig van de Raad voor Rechtsbijstand en geldt alleen voor advocaten die toevoegingen behandelen en een ander deel is afkomstig van de Orde van advocaten en geldt voor alle advocaten. Bovendien is er nog geen 4 maanden na de formele afschaffing van de toevoegingsaudit een rapport verschenen van een door gedaagde ingeschakelde adviseur, Docters van Leeuwen, waarin deze onder meer adviseert een beroepscertificaat voor advocaten in te voeren dat jaarlijks moet worden vernieuwd. Dit lijkt erg op de toevoegingsaudit. Te verwachten is dat dit beroepscertificaat vergelijkbaar zal zijn met de toevoegingsaudit zoals die tot 1 januari 2010 bestond, met het verschil dat deze jaarlijks in plaats van om de drie jaar plaats moet vinden en dat het beroepscertificaat voor alle advocaten verplicht zal zijn, dus niet, zoals tot 1 januari 2010, alleen voor advocaten die toevoegingen behandelen. Te verwachten is dat ook hiervoor de advocaat die het beroepscertificaat nodig heeft om de praktijk te blijven uitnodigen, dus niet, zoals eerder, "alleen maar" om toevoegingen te mogen blijven behandelen, een riant honorarium aan een auditor zal moeten betalen.
|
|
| |
|
|
|
|
|